S-2 Änderung von § 8 Absatz 8 der Finanzordnung

§ 8 Absatz 8 der Finanzordnung möge wie folgt ersetzt werden:

„Erstattungsanträge sind zeitnah, spätestens aber innerhalb von 3 Monaten nach Anfall der Ausgabe zu stellen. Erstattungsanträge für Ausgaben, die länger als 3 Monate zurückliegen, sind nicht mehr erstattungsfähig. Erstattungsanträge für Ausgaben im November oder Dezember eines Jahres sind spätestens bis zum 31. Januar des Folgejahres zu stellen.“

Begründung:
  • Die aktuell gültige Fassung der Finanzordnung erlaubt es, dass Reisekosten aus Januar des Vorjahres erst Ende Januar des Folgejahres eingereicht werden. Leider wird von dieser Möglichkeit sehr umfangreich Gebrauch gemacht. Von den
  • Reisekostenabrechnungen im Haushaltsjahr 2012 sind über 40% zwischen Dezember 2012 und Januar 2013 eingereicht worden. Diese Praxis wird schon seit Jahren von unserer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kritisiert.
  • Wenn laut BFH Urteil - III R 171/82 Reisekosten zeitnah eingereicht und gebucht werden müssen, dann bedeutet das aus unserer Sicht im Umkehrschluss, dass es für nicht zeitnah eingereichte Kostenerstattungsanträge keine Erstattungsgrundlage gibt. Da Reisekostenerstattungsanträge aber sehr oft auch mit Spenden verbunden sind, würde dies möglicherweise auch bedeuten, dass wir diese Spenden nicht anerkennen dürfen. Bisher werden von uns aber sowohl die Kosten als auch die Spenden anerkannt.
  • Durch die späte Einreichungspraxis ist eine aussagefähige Haushaltsplanung und Haushaltsüberwachung kaum möglich.
  • Das enorme Aufkommen periodenfremder Abrechnungen um die Jahreswende erschwert bzw. verhindert dramatisch die turnusmäßig notwendigen Arbeiten im Finanzreferat qualitativ und quantitativ angemessen durchzuführen. Eigentlich ist diese Zeit dringend für Jahresabschlussarbeiten sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch im Personalbüro notwendig.
  • Wenn sich das Einreichungsverhalten nicht grundlegend ändert, können die Überlastungen auch nicht durch eine befristete Aushilfe über den Jahreswechsel hinweg aufgefangen werden, da diese intensiv eingearbeitet werden muss und hierfür absolut keine Zeit zur Verfügung steht.
  • Eine dauerhafte Unterstützung für die Überprüfung von Reisekosten mit beschränktem Stellenumfang ist vom  Finanzreferat gewünscht aber derzeit mit unserer Gehaltsstruktur schwer vereinbar. Sie stellt damit zumindest in diesem Jahr und vermutlich auch im nächsten Jahr keine realistische Lösungsmöglichkeit dar.
  • Für rechtssichere Jahresabschlüsse, korrekte Spendenbescheinigungen und prüfsichere Lohnunterlagen muss der Landesverband auch die Rahmenbedingungen vorgeben. Die derzeitige Abrechnungspraxis steht dem entgegen. Die ausufernde, gesundheitlich belastende und nicht selten rechtswidrige Mehrarbeit sind Belege dafür, dass dringend Handlungsbedarf besteht.
Antragsteller*innen: Landesfinanzrat und Landesvorstand

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